展示会やイベントの受付業務において、スムーズな運営の鍵を握る「通信環境」について、イベント設営の専門家にその重要性と対策をインタビューしました。
――現代のイベント運営において、通信環境はどの程度重要なのでしょうか？
担当者： 今やイベントや展示会において、通信回線は「必要不可欠」なインフラです。受付での入場・退場管理をシステムで行う際、回線が不安定だと業務そのものが止まってしまい、来場者の満足度を大きく下げてしまうからです
――なるほど。事前の準備としては何から始めるべきですか？
担当者： まず、利用する会場の通信環境を事前に確認することが非常に重要です,。会場によって、全体で共有されているWi-Fiがある場合もあれば、主催者専用の回線が用意されている場合もあります。
――安定性を重視する場合、どの接続方法がおすすめですか？
担当者： 最も安定するのは有線LANを引くことです。主催者専用回線として別途料金を支払うケースもありますが、これを利用して入退場管理を行うのが一番確実な方法です。会場の共有Wi-Fiや無線環境は、多くの人が一斉に利用すると不安定になりやすく、受付業務に支障が出る恐れがあります。
――受付でパソコンやプリンターを使って、その場で参加証を印刷するようなケースもありますよね。
担当者： はい。パソコンからプリンターを繋いでネームプレートを作成する場合などは、特にインターネット回線が必須となります。有線LANが引けない場合は、代替案としてポケットWi-Fiを活用するパターンが多いですね。
――ポケットWi-Fiでも、受付業務の負荷に耐えられるのでしょうか？
担当者： 最近の5G対応のポケットWi-Fiであれば、通信速度も順調で支障は出ないでしょう。通信容量も、受付業務のみであれば10GB程度あれば十分に事足ります。もし、ポケットWi-Fiも繋がらないようなエリアであれば、最終手段としてスマートフォンのテザリングでPCを接続する方法もありますが、別途通信料がかかる可能性には注意が必要です。
――逆に、「ここまでの回線準備は不要」というパターンはありますか？
担当者： プリンターを使わず、「スマホでQRコードを読み取るだけ」の受付スタイルであれば、非常にスマートです。この場合、スタッフが持っているスマートフォンのキャリア通信（4G/5G）だけで問題なく読み取り処理ができるため、会場側に特別な回線を用意する必要はありません。
――結論として、主催者はどのように判断すべきでしょうか？
担当者： 大規模な会場であれば、会場提供の専用回線やWi-Fiを検討し、それがなければポケットWi-Fiを準備しましょう,。一方で、PCを使わない運用であればキャリア回線で十分です。 大切なのは、「どの方法が当日一番スマートでスムーズか」を事前にシミュレーションしておくことです。スマイルトラッキングはこうした現場の声から生まれているので、機材構成に合わせた最適なアドバイスが可能です。
万が一の備えとしてスマートフォンのテザリングも活用できますが、通信料が高くなる可能性については念頭に置いておきたいところです。
――なるほど。大規模な会場なら主催者専用の回線を用意し、機動力を重視するならキャリア回線を活用するなど、当日の機材構成やオペレーションに合わせて最適な通信手段を選んでおくことが、トラブルのないスマートな運営に直結しますね。
ありがとうございました。
当社へお問い合わせ(納期や料金のご相談、こんなことできますか？など)は下記よりお気軽にご相談くださいませ
TEL：06-6363-2780（平日10：00～19：00）
EMail：info@smilevision.co.jp
