イベントの主催者にとって、参加者や出展者への情報共有は、イベントの成功を左右する非常に重要なタスクです。しかし、直前期の忙しい中で一人ひとりに連絡を取るのは現実的ではありません。
そこで今回は、ユーザーから大変好評を得ている、スマイルトラッキングの「メール一斉送信機能」にスポットを当ててご紹介します。
Contents
管理画面から選んで送るだけ！スムーズな一斉配信
スマイルトラッキングのメール機能は、管理画面から配信先を選択するだけで、主催者からターゲットへ一斉にメールを送ることができます。
参加者へのアプローチ
「明日イベントがあります」といった前日のリマインドメールや、必要に応じた再度の案内を届けることができます。これにより、当日の来場忘れを防ぎ、参加率の向上に繋げられます。
出展者への的確な指示
参加者だけでなく、出展者に対してもメール送信が可能です。特に、イベント運営でトラブルが起きやすい「搬入・搬出（搬出入）に関する案内」、さらには「当日の注意事項」などを一括で配信できるため、スムーズな会場運営を支えます。
「グループ分け」で最適な情報を最適な相手へ
この機能の便利な点は、「グループ分け」ができることです。 すべての登録者に同じ内容を送るのではなく、特定の属性を持つグループに絞り込んで配信できるため、情報のミスマッチを防ぎます。例えば、来場者にのみ絞り込んでアンケート依頼を送るなど、戦略的な活用が可能です。
当日来場した人限定メール
当日来場者したグループに絞り、来場のお礼メールと共に、来場者アンケートの依頼をメールで送れます。
各言語ごとにメール
日本語・英語・中国語など、言語ごとにフォームが分かれている場合、日本語フォームからエントリーされたグループへは日本語でメール、英語フォームからエントリーされたグループへは英語でメールの案内をそれぞれ送れます。
「予約配信」が当日の余裕を生み出す
主催者から特に高く評価されているのが、「予約配信」機能です。
事前にメール本文を作成・用意しておけば、指定した日時にシステムが自動でメールを送信してくれます。イベント当日は予期せぬ対応に追われがちですが、あらかじめ設定を済ませておくことで、「送り忘れ」を防ぎ、運営の効率を大幅に向上させることができます。
まとめ
イベント運営を支える「自動案内システム」
スマイルトラッキングのメール一斉送信機能は、単なるメール送信ツールではありません。主催者の手間を省きながら、参加者や出展者が必要な情報を、必要なタイミングで確実に受け取れる環境を作り出します。
この機能は、いわば「イベント専用の自動案内放送」のようなものです。一度録音（設定）しておけば、あなたが忙しく動き回っている間も、適切なタイミングで会場全体に正確なメッセージを届け続け、イベントという大きなプロジェクトを円滑に進行させてくれます。
