お客様インタビュー：勤怠管理で残業削減に成功！ | DXシステム開発・WEB制作 SmileVision

いつも記事をご覧いただき誠に有難うございます。本日のケーススタディは勤怠管理システムのご紹介をさせていただきます。

私たちは2014年よりクラウド型勤怠管理システムの「スマイルワーク」を開発・販売しております。その中でいろんな企業様の勤怠に関わってきました。一概に勤怠管理と言っても、勤怠の形は100社あれば100通りです。

そこで本日は、IT導入補助金対象でもあるクラウド型勤怠管理システム「スマイルワーク」をお使いいただいているお客様のインタビューをご紹介させていただきます。今回は飲食店グループ様のインタビュー記事です。

Contents

1 お客様インタビュー：お酒の宅配会社k社様
- 1.1 オリジナルカスタマイズの「残業警告機能」

お客様インタビュー：お酒の宅配会社k社様

おくむら

本日はインタビューにご協力ありがとうございます。まずは事業内容を教えてください。

酒類販売K社様

弊社は関西一円にお酒を宅配する業務用酒類販売業者を営んでなんでおります。お客様はあらゆる業態の飲食店様です。コールセンターや直営店を含めてスタッフはグループ全体で約100名です。

おくむら

勤怠管理のスマイルワークを導入するきっかけを教えてください

酒類販売K社様

うちはエリアごとの宅配拠点のほか、酒屋や直営のワインバーをあわせると現在15店舗運営しております。以前まで紙のタイムカードでの記録を行っていたんです。それで、締日になると各店から一斉にタイムカードが本部にFAXで送られてくるんですよ。何百枚と(笑)
それを一枚ずつ人の手で集計してたので本当に大変で…。

おくむら

それは大変ですね！かなり入力の時間がかかっていたんじゃないですか？

酒類販売K社様

入力するだけで、3・4日掛かっていました。それで何か良い勤怠管理システムが無いか探していたところ、各拠点の全従業員の現状がリアルタイムで確認できるスマイルワークを導入する事にしたんです。おかげさまで集計して入力する時間がなくなりました。これだけで16時間分は削減できました。

おくむら

それはよかったです！スマイルワークは様々な業種で使える機能が豊富なんです。特に以前の勤怠管理システムではなかった便利な機能はありましたか？

酒類販売K社様

残業申請機能ですね。

おくむら

残業が必要な際、上長に対して残業を申請することができる機能ですね。

酒類販売K社様

はい。今までは残業の定義が曖昧で、スタッフ個人個人の現場判断で残業をしていました。そのため残業代が個人に偏ったり、上司が管理できなかったことが問題でした。しかし残業を上司に申請することで、上司の判断による残業の管理ができるようになり、個人の意識も変わりました。

オリジナルカスタマイズの「残業警告機能」

おくむら

さらに残業申請に関するカスタマイズもさせていただきました。

酒類販売K社様

以前はとても残業が多かったため、残業削減が大きな課題でした。そこで残業削減の一環として、会社規定の時間を超えると警告が表示されるようカスタマイズを依頼させていただきました。

おくむら

月の残業時間数が近づいたスタッフさんの管理画面にアラート（警告）が表示される機能ですね。

酒類販売K社様

はい。残業申請機能と、警告アラート機能によって、かなり残業を削減することができました。

おくむら

スタッフさんも今までは自分がどれ位残業しているかがよくわかっていなかった。それを警告のアラートを出すことで「残業はあと◯時間だ」とか、「残業しないように気をつけよう」という意識が出たんですね。

酒類販売K社様

はい。カスタマイズによってかなりの残業代の削減ができ、カスタマイズして本当に良かったです。なにより残業が減ったことで働くスタッフが元気になったように思います。今では定時に終わってお客様のお店に飲みに行ったりしてるようですよ。

おくむら

残業削減に貢献できてよかったです。残業以外でも勤怠管理をはじめて何か効果はありましたか

酒類販売K社様

勤怠情報のデータ化も導入の目的のひとつだったのですが、リアルタイム確認(アクティビティ機能)が本当に便利です。
どのお店で欠員が出ているかや、どこのお店が忙しそうにしているかが一目でわかりますからね。本部からの指示も出し易く、以前と比べて店舗での急な欠員トラブルも格段に減りました。
それに、各支店の勤務データを統計できるので、人件費予算を立てたりするのが正確になってきましたね。単純な勤怠管理を超えて、うちではすごく便利に使わせてもらっています。

おくむら

スマイルワークはお客様の要望に応じたカスタマイズも行っています。カスタマイズにかかる費用は、現在行われている「IT導入補助金」も受けることができます。御社の働き方改革のお手伝いになれば幸いです。本日は貴重なお話ありがとうございました。