さぁQRで始めよう。入退場管理システム「SmileTracking」専用サイトはこちら大規模な展示会やプライベートショーにおいて、「大切な顧客が来場したことに気づかず、挨拶のタイミングを逃してしまった」という経験はありませんか？100名を超える営業担当者が動くような現場では、誰がいつ受付を通ったかをリアルタイムで把握するのは至難の業です。
こうした課題を解決し、事務的な「入退場管理」を能動的な「営業ツール」へと進化させるのが、スマイルトラッキングの「来場通知機能」です。
来場者が受付でQRコードをスキャンした瞬間に、紐付けられた担当者へメールで通知が届くこの仕組みは、VIP対応の質を劇的に高め、商談の機会損失を防ぎます。
本記事では、100名以上の組織でも正確に機能する「社員コード」を活用した紐付け術や、現場のオペレーションを劇的に効率化する運用の秘訣について、開発担当者に話を伺いました。
――大規模な展示会や内覧会では、自社の担当顧客がいつ来たのか分からず、挨拶のタイミングを逃してしまうという課題をよく耳にします。
担当者： そうですね。特に100名を超えるような営業担当者がいる大手企業のお客様感謝祭やファミリーセールなどは、誰がいつ受付を通ったかをリアルタイムで把握するのは至難の業でした。
従来のハンディースキャナーでは、データ納品に1週間かかることもあり、イベントが終わってから「あのお客様が来ていたのか」と気づくことも珍しくありませんでした。
――その課題を解決するのが、スマイルトラッキングの「来場通知機能」ですね。具体的にどのような仕組みなのでしょうか？
担当者： 非常にシンプルですが強力な仕組みです。まず、お客様が事前の申し込み（エントリー）を行う際、担当営業の「社員コード」を入力していただきます。
この際、例えば「12345」と打ち込むと、データベースと照合して即座に「山田太郎」と名前が表示されるように設計しています。
これにより、100名以上のスタッフがいても、お客様が迷わずに正しい担当者と紐付けられるようになります。
――当日の受付では、どのように通知が飛ぶのですか？
担当者： 来場者が受付でQRコードを提示し、スタッフがスキャンしたその瞬間がトリガーとなります。
システムが自動的に担当者を特定し、「あなたの担当の〇〇様が来場されました」という通知メールを担当営業のスマートフォンへ即座に送信します。
――営業担当者にとっては、どのようなメリットがありますか？
担当者： 最大のメリットは、「受付に張り付いている必要がなくなる」ことです。広大な会場のどこにいても、あるいは商談ブースで別のお客様の対応をしていても、大切な顧客の到着を察知できます。
これにより、入り口までお出迎えに駆けつけたり、最適なタイミングで挨拶に行ったりすることが可能になります。「せっかく行ったのに担当者に会えなかった」という機会損失を防ぎ、VIP対応の質を劇的に高めることができます。
――単なる「入退場管理」が、能動的な「営業ツール」に変わるわけですね。
担当者： その通りです。事務的なチェックイン作業を、顧客との接点を創出する「おもてなし」の起点へと進化させます
。 また、この機能は大規模な展示会だけでなく、農業機器メーカーの展示会や住宅展示場のように、拠点ごとに担当者が分かれているイベントでも、各拠点の担当者が自拠点の来場状況を即座に把握するために活用が広がっています。
――最後に、導入を検討されている主催者様へメッセージをお願いします。
担当者： イベントの成功は、来場されたお客様に「来てよかった」と感じていただくことにあります。デジタルの力で営業担当者の動きを最適化し、一人ひとりのお客様に合わせた手厚いフォローを実現することで、イベントの価値を最大化していただきたいと考えています。
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